2. Bewerbungsunterlagen

Wer sich bewirbt, macht Werbung in eigener Sache. Du vermarktest dein Know-how, deine Arbeitskraft. Mit der schriftlichen Bewerbung gibst du eine Art Visitenkarte ab und erzeugst damit einen ersten Eindruck bei deinem potentiellen Arbeitgeber.

In sehr komprimierter Form geht es jetzt vor den praktischen Beispielen zunächst um den theoretischen Hintergrund zur Erstellung schriftlicher Bewerbungsunterlagen.

Die Bewerbungsunterlagen bestehen üblicherweise aus Bewerbungsanschreiben, Lebenslauf, Foto und Zeugniskopien. Weitere Anlagen können sein: Zertifikate über besondere Schulungen, Kurse usw., eventuell eine Handschriftenprobe, in seltenen Fällen Referenzen/Empfehlungen oder gar das polizeiliche Führungszeugnis.

2.1 Das Bewerbungsanschreiben

Hilfreich für das Anschreiben ist die AIDA-Formel aus der Werbepsychologie: A = attention (Aufmerksamkeit für deine Bewerbung erzeugen) I = interest (Interesse an deiner Person wecken) D = desire (Wunsch entstehen zu lassen, dich kennenzulernen) A = action (die Handlungsaktivität "Einladung" provozieren)

Die beste Werbung in eigener Sache ist erfolglos, wenn nicht sowohl formale wie auch inhaltliche Normen berücksichtigt werden. Dein Anschreiben zeigt dem Arbeitgeber schwarz auf weiß, wie du später arbeitest: ob sorgfältig oder nachlässig, organisiert oder chaotisch, verschnörkelt oder logisch. Mit Rücksicht auf die Arbeitgeberpsyche solltest du die goldene Regel berücksichtigen: In der Kürze liegt die Würze. Am besten ist ein Anschreiben von einer Seite.

2.1.1 Anrede

"Sehr geehrte Damen und Herren" - so beginnen meist Geschäftsbriefe. Wenn du diese Anrede wählst, kann das schon einen groben Fehler darstellen. Nämlich dann, wenn aus der Anzeige hervorgeht, dass eine bestimmte Person diese Bewerbung entgegennimmt. An ihn oder sie ist das Anschreiben namentlich zu adressieren. Dies zeigt, wie aufmerksam eine Stellenanzeige zu lesen ist. Wenn du dich unaufgefordert bewerben willst, musst du dich vorher informieren, z.B. telefonisch, an wen du das Anschreiben adressieren sollst.

2.1.2 Auftakt

Jeder Journalist muss seine Leser mit dem ersten Satz neugierig machen, fesseln und zum Weiterlesen verführen. Leser sind nämlich ungeduldig. Genau dasselbe gilt auch für Chefs. Deshalb solltest du den Einstieg zu deiner Bewerbung so gestalten, dass dein Arbeitgeber "dranbleiben" will. "Hiermit bewerbe ich mich um....." oder "Ich beziehe mich auf Ihre Anzeige vom..." sind sehr langweilige Einstiege. Besser, um Spannung zu erzeugen, Interesse zu wecken und Freundlichkeit zu vermitteln, sind folgende Eröffnungen:

• In Ihrer Anzeige vom ... suchen Sie eine/n...
• Sie beschreiben eine berufliche Aufgabe, die mich besonders interessiert
• Mit großem Interesse habe ich Ihre Anzeige gelesen und möchte mich Ihnen als ... vorstellen
• Sie suchen eine/n...
• Die von Ihnen ausgeschriebene Position/Aufgabe...

2.1.3 Hauptteil

Im Hauptteil deines Briefes lieferst du alle Informationen, die wirklich von Bedeutung sind. Hier musst du in kurzer und prägnanter Form darstellen, warum du dich bewirbst und weshalb gerade du der/die richtige Bewerber(in) bist.

2.1.4 Schluss

Auch hier solltest du nicht in Plattheiten abgleiten, sondern einen freundlich verbindlichen Schlusston setzen. Der letzte Satz klingt immer noch ein paar Momente im Gedächtnis nach.

Nutze eventuell die Gelegenheit, durch ein PS nochmals auf dich und dein Anliegen aufmersam zu machen. Führe einen Aspekt an, der dir einen zusätzlichen Pluspunkt bringt.

Einige Abschlusssätze:

• Wenn ich/meine Bewerbung Ihr Interesse geweckt habe/hat, freue ich mich über eine Einladung zu einem Vorstellungsgespräch.
• Sollten Ihnen meine Bewerbungsunterlagen zusagen, stehe ich Ihnen gern für ein Vorstellungsgespräch zur Verfügung.
• Wenn Sie nach Durchsicht der Unterlagen weitere Informationen/ein erstes persönliches Gespräch wünschen, so stehe ich hierfür gern zur Verfügung.
• Über die Einladung zu einem Gespräch freue ich mich.

2.2 Der Lebenslauf

Zusammen mit dem Bewerbungsanschreiben ist der Lebenslauf das wichtigste Dokument, das für oder gegen dich spricht. Er muss überzeugen und die Formulierung sehr sorgfältig sein. Üblich ist der tabellarische Lebenslauf, der deinem potentiellen Arbeitgeber in kurzer Form eine Übersicht über deinen Werdegang gibt. Alle wichtigen Daten sind daraus ersichtlich, Schwerpunkte in Ausbildung und Beruf kann der Leser ohne große Mühe entnehmen. Die Informationen müssen kurz und prägnant sein und sich in logischer Abfolge aneinanderreihen.

Versuche mit kleinen Zusatzqualifikationen aus der Masse hervorzutreten. Vielleicht hast du ein berufs/ausbildungsplatzspezifisches Ehrenamt oder Engagement, vielleicht ein besonderes Hobby oder eine spezielle Stärke, vielleicht warst du im Ausland oder hast dich aus Eigeninitiative weitergebildet.

Als Faustregel gilt: Deine Freizeitbeschäftigungen sind dann von besonderem Interesse, wenn sie mit dem Arbeitsplatz und seinen Anforderungen in irgendeiner Verbindung stehen. Zum Beispiel ist deine aktive Sportbegeisteisterung und die Tatsache, dass du Mannschaftskapitän deines Handballteams bist, dann von besonderem Informationswert, wenn du eine Stelle wählst, bei der es auf soziale Kompetenz ankommt. Wenn du Kassenwart in einem Verein warst, zieht der Personalchef möglicherweise Rückschlüsse auf deine Zuverlässigkeit, Genauigkeit und Vertrauenswürdigkeit.

2.2.1 Form

Die Informationen und Argumente, die für dich sprechen, müssen auf den ersten Blick ins Auge stechen. Maschinen- und computergeschriebene Lebensläufe helfen, diese Kürze und Klarheit auch optisch zu transportieren. Handgeschriebene Lebensläufe sind nur auf ausdrückliche Aufforderung einzureichen.

2.2.2 Gliederung

Am meisten verbreitet ist die chronologische Variante. Du schreibst die Eckdaten in Zeitfolge auf, die schulische und - wenn schon vorhanden - berufliche Entwicklung (zum Beispiel Praktika und Ferienjobs). Dabei hast du die Auswahl, ob du mit heute beginnen und auf der Zeitachse zurückgehen oder ob du die Ereignisse nacheinander bis zum heutigen Zeitpunkt aufzählen willst.

2.2.3 Inhalt

Folgendes Schema kann eine Orientierung für die Gestaltung deines Lebenslaufs sein:

1. Persönliche Daten

• Vor- und Zuname
• Anschrift, Telefon (besser auf der Deckblattseite, s. später)
• Geburtsdatum und -ort
• Religionszugehörigkeit(nur wenn arbeitsplatzbezogen wichtig)
• Familienstand, ggf Zahl und Alter der Kinder
• ggf. Name und Beruf des Ehepartners (muss nicht sein)
• Staatsangehörigkeit (bei Ausländern)

2. Schulausbildung

• Besuchte Schulen (Typen)
• Schulabschluss (Zeitangabe in Jahren)

3. Hochschulstudium - Fach/Fächer - Universität und Abschlüsse - Ggf. Schwerpunkte - Ggf. Thema der Examensarbeit/Promotion

4. Berufstätigkeit

• Art der Berufsausbildung
• Ausbildungsfirma/-institution (mit Ortsangabe)
• Abschluss/Berufsbezeichnungen
• Positionen, evtl. Kurzbeschreibung
• Arbeitgeber (Orte und Zeitangaben)

5. Berufliche Weiterbildung

• Alles, was mit der Berufspraxis in Zusammenhang steht

6. Außerberufliche Weiterbildung

• Kurse. Vorsicht bei der Auswahl: Fremdsprachen ja, Fallschirmspringen nein.

7. Besondere Kenntnisse

• Fremdsprachen, EDV, Führerschein, andere Scheine und Qualifikationen

8. Hobbys/Interessen, ehrenamtliches oder soziales Engagement, Sport, Politik

• Überlege, welches Bild du dabei von dir entwirfst und ob diese Tätigkeit zu deiner Bewerbung um diesen Arbeitsplatz passen.

9. Sonderinformationen

• z.B. über Auslandsaufenthalte, Praktika

10. Foto

• ein professionelles Foto z.B. oben rechts auf den Lebenslauf kleben oder besser auf eine Deckblattseite (s. unten). Das Foto nicht klammern oder heften.

2.2.4 Hinweise

Angaben über Glaubensrichtung und politische Orientierung gehören nur in wirklich begründeten Ausnahmefällen (z.B. Bewerbung bei Kirche/Partei), Vermögensverhältnisse und Gesundheitszustand grundsätzlich nicht in den Lebenslauf.

Verzichte darauf, im Lebenslauf die Eltern zu erwähnen. Das ist nicht mehr üblich und zeugt sogar von einer gewissen Unselbständigkeit.

Wenn du dich direkt nach Schule oder Hochschule bewirbst, sieht der Lebenslauf unter Umständen recht mager aus. In diesem Fall kann es sinnvoll sein, eine Extraseite mit der Überschrift "Praktische Tätigkeiten" beizulegen, um auf besondere Kurse, Lehrwerkstätten, Projekte etc. hinzuweisen. Auch mit dem Herausstellen von Studienschwerpunkten und Abschlussarbeiten, Wettbewerben und Auslandsaufenthalten hast du die Möglichkeit, dich positiv von anderen Bewerbern abzuheben.

2.3 Die Seite drei

Personalentscheider stehen oft unter Zeitdruck und beachten die im Bewerbungsschreiben vorgetragenen Informationen und Argumente wegen der Vielzahl der eingehenden Bewerbungsunterlagen zu wenig. Eine für ihn neue, unerwartete Seite mit der Überschrift: "Was mir wichtig ist", "Zu meiner Bewerbung", "Meine Motivation" oder "Was Sie noch wissen sollten" wird bestimmt aufmerksam gelesen und zur Kenntnis genommen.

2.4 Die Anlagen

Das Wort "Anlagen" suggeriert, dass es sich bei diesen Unterlagen um eine Art nebensächliches Anhängsel handelt. Doch man sollte die Bedeutung dieser Papiere nicht unterschätzen. Nicht nur Anschreiben und Lebenslauf transportieren deine Botschaft, sondern ganz besonders das Foto, aber auch die Anlagen mit den Arbeits-/Schulzeugnissen, weitere Zertifikate, evtl. Referenzen, Handschriftenprobe und gestalterische Sonderseiten wie Deckblatt, die Inhaltsübersicht, das Anlagenverzeichnis können von entscheidender Bedeutung sein, wenn du in die engere Wahl kommen sollst.

2.5 Dein Foto

Beim Foto geht es um den ersten Eindruck. Unterschätze nicht die Macht der Bilder. Wenn du mit deinem Foto schon zu Beginn des Auswahlverfahrens Sympathie hervorrufst, hast du ganz einfach die besseren Chancen.

Es versteht sich von selbst, dass du die Bewerbungsfotos nicht im Fotofix-Automaten im Bahnhof anfertigen läßt, sondern eigens einen Fotografen aufsuchst. Abgesehen von den automatenüblichen Fehlbelichtungen und verzerrten Farbgebungen wird sich ein solches Billigverfahren auch negativ auf die Beurteilung deiner Persönlichkeit auswirken.

Auch beim Format ist Vorsicht angeraten. Ein winziges Foto legt die Deutung nahe, dass du dich nicht wichtig genug nimmst. Umgekehrt spricht ein Postkartenporträt Bände über deine Eitelkeit. Wähle am besten ein Format etwa von 4,5 x 6 cm (also etwas größer als das normale Passfotoformat).

Auch ein Schwarzweißfoto hat seine Vorzüge. Es wirkt sowohl zurückhaltender als auch interessanter. Ziehst du ein Farbfoto vor, so wähle dezente Kleidung und - für die Frauen - ein sparsames Make up. Von einem offenen Hemdkragen ist ebenso abzuraten wie von einem tiefen Dekolleté. Die Haare sollten gepflegt sein und auf keinen Fall die Augen verdecken. Eine Rasur bei den Herren vor dem Fototermin kommt gut. Ansonsten gilt: Lächle, was das Zeug hält und mache ein freundliches Gesicht. Denke an eine große Liebe oder an den Urlaub... Auf die Rückseite des Fotos gehört mit Bleistift dein Name, falls es sich vom Papier löst.

2.6 Zeugnisse

Generell gilt: Immer den höchsten Ausbildungsabschluss als Zeugnis beilegen, d.h. bei Studium kein Abiturzeugnis, bei Abitur kein Zeugnis der Mittleren Reife etc.

2.7 Deckblatt

Es empfiehlt sich, den Leser deiner Unterlagen nicht direkt in den Lebenslauf stolpern zu lassen. Ähnlich wie ein Buch nicht sofort mit dem Inhaltsverzeichnis oder gar mit dem Hauptkapitel beginnt, hat das Deckblatt die Funktion eines Titelblatts.

Am häufigsten ist die Variante:"Bewerbungsunterlagen für die Firma XY von XYZ". Oft wird auch die eigene Adresse inklusive Telefonnummer hinzugefügt. Nicht selten erscheint auf dem Titelblatt lediglich der Name des Bewerbers ohne weitere Angaben. Häufig wird auch dieser Platz bevorzugt für die Präsentation des Fotos ausgewählt. Selbst ein literarisches Zitat in Form eines Mottos, das deine Arbeitsweise oder Lebensauffassung gut wiedergibt, ist denkbar.

2.8 Inhaltsübersicht

Eine weitere Variante, um Aufmerksamkeit zu erzielen, ist die Inhaltsübersicht, die uns aus Büchern bekannt ist. Sie hat die Funktion, die Leser zu informieren, was sie inhaltlich auf den nächsten Seiten erwartet und ermöglicht somit eine schnelle Orientierung, wo was zu finden ist. Die Inhaltsübersicht lohnt sich allerdings kaum für Mappen, die lediglich fünf bis acht Seiten (inkl. Anlagen) stark sind.

2.9 Anlagenverzeichnis

Dieses Verzeichnis wird hinter den Lebenslauf oder die Dritte Seite geheftet und stellt eine Auflistung der jetzt folgenden Unterlagen bzw. Kopien dar. Der eilige Leser sieht so auf einen Blick, welche Unterlagen beigefügt wurden und findet die ihn interessierenden Kopie schneller, da nicht erst der ganze Stapel durchgesehen werden muss.

2.10 Verpackung

Es geht nun darum, den kostbaren Stapel möglichst ästhetisch zu verpacken und damit auf den Inhalt neugierig zu machen. Sieh dich doch mal im Schreibwarengeschäft oder Kopierladen um, was da alles zur Auswahl steht: edle Mappen, Klemmmappen und Einlegesysteme(z.B. Thermobindung oder Spiralbindung) bieten sich je nach Bewerbungsvorhaben gut an. Es sei aber vor zu viel Perfektionismus gewarnt: Eine Einlegemappe, in der jedes Dokument einzeln in Klarsichthüllen präsentiert wird, könnte dir leicht als Zwanghaftigkeit ausgelegt werden. Achte auch auf die Farbauswahl: Rosa beispielsweise kommt nicht so gut an, Weiß ist neutral, dazwischen gibt es eine große dezent-bunte Farbpalette. Verzichte auf Muster und alle Arten von Gags.

2.11 Versand

Überprüfe nochmals, ob deine Unterlagen auch vollständig sind. Dann stecke alles in einen ausreichend großen Umschlag mit verstärktem Papprücken. Eventuell kannst du auch einen wattierten Umschlag wählen; er sollte aber nicht zu groß sein, denn das wirkt wichtigtuerisch. Das Anschriftenfeld und dein Absender müssen mit der gleichen Sorgfalt wie deine Unterlagen behandelt werden. Achte auf deine Handschrift oder beschrifte Etiketten (Aufkleber für Adresse und Absender) mit der Schreibmaschine oder mit Hilfe des Computers.

Auch die Briefmarken sind sorgfältig zu kleben. Überlasse das besser nicht einem gestressten Schalterbeamten, der die Postwertzeichen kreuz und quer auf den Umschlag pappt. Frankiere unbedingt richtig! Nichts ist ärgerlicher, als wenn der Adressat erst mal Strafporto nachzahlen muss. Das fällt dort jedem auf, da die Post Nachzahlungen mit überdimensionalen Kreidezahlen auf dem Umschlag zu markieren pflegt.

Auf den Umschlag gehören keine witzigen Bemerkungen, keine Abziehbildchen und keine Politik-Aufkleber. Wähle keine Post-Sonderzustellung, wie z.B. Einschreiben oder Eilzustellung. Das wirkt zwanghaft, aufdringlich und drängelnd.

2.12 Übergabe

Wenn du am Ort deiner Bewerbung oder in der Nähe wohnst, hast du eine weitere Möglichkeit, deine Unterlagen zuzustellen: Gib die Bewerbungsunterlagen persönlich ab!

2.13 Sonderformen der schriftlichen Bewerbung: Kurzbewerbung

Die Kurzbewerbung enthält nur das Bewerbungsanschreiben und eventuell einen kurzen Lebenslauf mit Foto. Die weiteren Unterlagen reichst du erst dann nach, wenn dies ausdrücklich gewünscht ist. Weise in deinem Anschreiben darauf hin, dass du auf Wunsch gern ausführliche Bewerbungsunterlagen nachreichst.